หน่วยที่ 2

หน่วยที่2

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

ระบบ(System) คือ การทำงานของระบบองค์กรย่อยๆ อย่ามีอิสระแต่มีความสัมพันธ์ซึ่งและกันและกันจนกลายเป็นโครงสร้างที่สมบูรณ์ของแต่ละงาน


วิธีการเชิงระบบ(System Approach) คือ วิธีเชิงระบบหรือวิธีระบบคือคำๆเดียวกัน เป็นกระบวนการคิดอย่างชัดเจนในการนำเนื้อหาความรู้ด้านต่างๆ ซึ่งอาจเป็นวิธีการนำมาประยุกต์ใช้อย่างเป็นขั้นตอน

องค์ประกอบของวิธีระบบ มี3 ประการ

• นำเข้า(Input)
• กระบวนการ(Process)
• ผลผลิต(Output)

ระบบสารสนเทศ (Information System) การประมวลผลอย่างเป็นขั้นตอนและเป็นกระบวนการเพื่อให้ข้อมูลในรูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด และข้อสรุปที่สาารถนำไปใช้สนับสนุน การตัดสินใจ เพื่อปฏิบัติการเกี่ยวกับข้อมูล ดังต่่อไปนี้




1.รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอก ที่จำเป็นของสำนักงาน
2.จัดทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมนำไปใช้ประโยชน์
3.จัดให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อที่จะสะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้
4.มีการปรับปรุงข้อมูลเพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้อง


องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ


ระบบการคิด คือ กระบวนการขั้นตอนในการจัดลำดับ จำแนก จัดหมวดหมู่ เป็นข้อมูลต่างๆ เพื่อที่จะสะดวกในการเผยแพร่


ระบบเครื่องมือ คือ  วัสดุอุปกรณ์หรือเครื่องมือที่นำมาใช้ในการรวบรวมข้อมูล จัดเก็บ สารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพสูง 


องค์ประกอบของสารสนเทศด้านจุดมุ่งหมาย มี4 ประการ


1. ข้อมูล(Data)
2.สานนเทศ (Information)
3.ความรู้(Knowlege)
4.ปํญญา(Wisdom)



ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศ


1. การรวบรวมข้อมูลหมายถึง  วิธีการดำเนินการ เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลและบันทึกข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง เพื่อการประมวลผล เช่น
บันทึกในแฟ้มเอกสาร  บันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์  จดบันทึกไว้ในสมุด  เป็นต้น

2. การตรวจสอบข้อมูล  หมายถึงขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลในลักษณะต่างๆ เช่นการตรวจสอบพื่อหาข้อผิดพลาด  ความน่าเชื่อถือ  ความสมเหตุสมผล  เพื่อให้มีความมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ได้รับการรวบรวมและบันทึกไว้อย่างถูกต้อง
3. การประมวลผลข้อมูล  หมายถึง  วิธีการดำเนินการกระทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

4. การจัดเก็บข้อมูล  หมายถึง  การเก็บรักษาข้อมูลเพื่อการบริหาร โดยเก็บไว้ในรูปแบบต่างๆ

5. การวิเคราะห์ข้อมูล  หมายถึงขั้นตอนการดำเนินการเพื่อสรุปความสำคัญของข้อมูลสารสนเทศ  ให้ตรงสภาพที่เป็นจริง  ตรงตามวัตถุประสงค์  ก่อนที่จะนำข้อมูลมาใช้

6. การนำข้อมูลไปใช้  หมายถึง  การนำข้อมูลไปใช้ในลักษณะต่างๆ

ประเภทของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศจำแนกตามโครงสร้างองค์การ (Classification by Organizational Structure)
การจำแนกประเภทนี้เป็นการจำแนกตามโครงสร้างขององค์การ ตั้งแต่ระดับหน่วยงานย่อยระดับองค์การทั้งหมด และระดับระหว่างองค์การ
สารสนเทศของหน่วยงานย่อย (Departmental information system)
หมายถึงระบบสารสนเทศที่ออกมาเพื่อใช้สำหรับหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งขององค์การ โดยแต่ละหน่วยงานอาจมีโปรแกรมประยุกต์ใช้งานใดงานหนึ่งของตนโดยเฉพาะ เช่น ฝ่ายบุคลากรอาจจะมีโปรแกรมสำหรับการคัดเลือกบุคคล หรือติดตามผลการโยกย้ายงานของเจ้าหน้าที่ในหน่วยงาน โดยโปรแกรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องของฝ่ายบุคลากร จะมีชื่อว่าระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human resources information systems)
ระบบสารสนเทศของทั้งองค์การ (Enterprise information systems)
หมายถึงระบบสารสนเทศของหน่วยงานที่มีการเชื่อมโยงกับหน่วยงานที่ทั้งหมดภายในองค์การ หรืออีกนัยหนึ่งก็คือองค์การนั้นมีระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงทั้งองค์การ
ระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงระหว่างองค์การ (Interorganizational information systems-IOS)
เป็นระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงกับองค์การอื่นๆ ภายนอกตั้งแต่ 2 องค์การขึ้นไป เพื่อช่วยให้การติดต่อสื่อสาร หรือการประสานงานร่วมมือมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการผ่านระบบ IOS จะช่วยทำให้การไหลของสารสนเทศระหว่างองค์การหรือทั้งซัพพลายเชน (Supply chain) เป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อใช้ในการวางแผน ออกแบบ การพัฒนา การผลิต และการส่งสินค้าและบริการ




ข้อมูลและสารเทศ


          ในปัจจุบันการแข่งขันทางธุรกิจต้องอาศัยข้อมูลเป็นหลักจึงมีการนำเอาเทคโนโลยีมาช่วยจัดการข้อมูลอย่างมาก
ดังจะเห็นได้จากการแข่งขันการให้บริการของธนาคารพาณิชย์การใช้ข้อมูลในการตัดสินใจประกอบการตัดสินใจลงทุนซื้อขาย
หลักทรัพย์ ข้อมูลเป็นหัวใจของการดำเนินงานเป็นแหล่งความรู้ที่ใช้ประกอบการตัดสินใจ บริษัทหรือองค์การ จึงดำเนินการ อย่างจริงจังให้ได้มาซึ่งข้อมูล และปกป้องดูแลข้อมูลของตนเป็นอย่างดี เพราะข้อมูลเป็นสิ่งมีค่ามีราคา การโจรกรรม ข้อมูลโดยใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆจึงเป็นปัญหาสำคัญที่เกิดขึ้น ดังที่ปรากฏเป็นข่าวทั้งในประเทศและต่างประเทศ




ข้อมูล (DATA) คือ ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ ฯลฯ ข้อมูล จึงเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับเหตุการณ์ของสิ่งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง มีการ รวบรวม ข้อมูลอย่างเป็นระบบ และต่อเนื่อง ดังจะเห็นจาก กระบวนการเลือกตั้ง หลายพรรค การเมือง มีการใช้เทคโนโลยีรวบรวมข้อมูล หาวิธีการที่จะให้ได้ข้อมูลอย่างรวดเร็ว และเมื่อ สถานการณ์หรือเหตุการณ์บางอย่างเกิดผันแปรขึ้น การเตรียมการหรือการแก้สถานการณ์ จะดำเนินการได้อย่างทันท่วงที


จากที่กล่าวมาแล้ว ข้อมูลคือ ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์เกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สถานที่ สิ่งของต่าง ๆ ซึ่งมีการเก็บรวบรวมเอาไว้ และสามารถเรียกมาใช้ประโยชน์ได้ในภายหลัง ข้อมูลจึงจำเป็น ต้องเป็นข้อมูลที่ดีมี ความถูกต้องแม่นยำ
สำหรับสารสนเทศ หมายถึง สิ่งที่ได้จากการนำเอาข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล เพื่อนำมาใช้


ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ สารสนเทศจึงหมายถึงข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะกับการใช้งานได้ทันเวลาและอยู่ในรูปแบบ
ที่ใช้ได้ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศ จะต้องมีการควบคุม ดูแลเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการกำหนด ให้ผู้ใดบ้างเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลได้ ข้อมูลที่เป็นความลับ จะต้องมีระบบขั้นตอนการควบคุมกำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขหรือการกระทำกับข้อมูลว่าจะกระทำได้โดยใครบ้าง นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการสูญหายหรือถูกทำลายโดยไม่ได้ตั้งใจ




ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือสาระต่าง ๆที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความที่เกิดขึ้นจาก การ ดำเนินงาน หรือที่ได้จากหน่วยงานอื่น ๆ ข้อมูลเหล่านี้ ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ ในการตัดสินใจได้ทันที จะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว


สารสนเทศ (Information) นั้นคือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่าย ๆ เช่น หาค่าเฉลี่ย หรือใช้ เทคนิคขั้นสูง เช่นการวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์ หรือ มีความเกี่ยว ข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหรือตอบปัญหาต่าง ๆ ได้ สารสนเทศ ประกอบด้วยข้อมูล เอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่าง ๆ แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย สารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเพียงตัวเลขเพียงอย่างเดียวเท่านั้น